山东建材学院分院档案全宗介绍

一、机构沿革

档案是历史的记载，是机关工作活动历史过程和情况的记录，它可以有效地满足机关工作者起草文件、制定计划、熟悉情况、总结经验、 进行决策等方面的信息需要，从而产生推动产生机关工作继续开展的积极作用。

建校初期，由于历史原因档案一直存放在办公室，1964年学校根据“国务院关于加强档案工作的决定”，成立了档案室，隶属学校办公室，编制1人，负责集中保管建校以来党、政、工、团等各部门形成的文件、资料。档案室成立以后，校领导非常重视，抽调骨干人员4人，组织整理自建校以来积存的档案，为学校以后的档案工作奠定了基础。

文革期间，我校档案工作和其他各项工作一样遭受了极大的破坏，档案机构不复存在。1976年经过整顿，恢复了档案室，安排了专职档案员，编制1人。1987年，学校本部正式搬迁济南，博山成立分院，同年成立分院档案室，学校全宗留在博山分院，人员编制2人，隶属院长办公室。分院档案室成立后，先后制定了《档案工作人员工作职责》、《档案工作人员保密制度》、及《查档、阅档规定》等各类章程制度，还先后编辑了《山东建材工业学院分院年鉴》、《校友通讯录》、《文件汇编》、《资料统计手册》等。

1998年4月，国家建材局与山东省政府签署协议，教育部批准，同意将山东建材分院划归山东省管理，分院再次易属领导关系，将与淄博师范专科学校、淄博市电视广播大学、淄博市职工大学四校合并组建淄博学院。

1998年底院领导决定将1987年以前的文书、教学两大类的334卷档案移交到山东建筑材料工业学院，以维护其档案全宗的完整性。

山东建材学院分院全宗分为10大门类，共计4710卷/册，其中，党群、行政类621卷，教学类525卷，科研类21卷，仪器设备类34卷，产品类2卷，基建类65卷（合），外事类2卷，财会类3202卷（合）（1948----1998），照片类38卷，资料200册。根据国家教委办公厅发布的《高等学校实体分类办法》的规定，1994年以前的档案按旧的管理模式管理与利用，1994年及以后的按《实体分类法》的要求进行管理利用。至此，建材学院分院档案已形成了完整的系统的全宗体系。

二、全宗类别及内容介绍

1、 党群、行政类

党群、行政档案是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料。

1994年以前这两类案卷合称为文书卷，案卷数479卷，其中，永久174卷，长期133卷，短期72卷。1994年以后，文书卷明确划分为两大类即：党群类和行政类。

党群档案是指学校党群工作部门在其职能活动中所形成的文件材料。其工作部门包括党委办公室、纪检、组织、宣传、统战、工会、学工、团委、老干处、各党总支等。1994年以后（包括1994年）党群卷共计104卷。

（1）综合

上级党组织关于党的建设的文件；本校党委会会议记录；党委工作计划、报告、总结；党政联席会议纪录；启用印章的通知；党代会文件材料；领导小组的产生、调整及干部任免的通知；党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复；校保密委员会工作要点、总结；重要的群众来信来访及处理材料；党委负责人的重要讲话稿；党委发文汇编等。

1987年3月27日，建材分院党委召开留博全体干部、教研室主任会议，宣布成立分布临时党委；1990年11月21日，党委召开会议决定；坚决贯彻局“就地办学”精神，同时准备五年发展计划；1992年4月10日，我院机构调整和中层干部换届工作圆满结束，干部换届本着“四化”和“德才兼备”的原则，经过自荐、党委提名、群众评议、党委决定等环节，全部采用聘任制，择优聘任上岗。

（2）纪检工作

上级纪委关于纪检工作的文件；纪委工作计划、报告、总结；调查材料及重要统计；纪委工作记录；党员处分、复员材料、复查材料；群众来信、来访及处理意见等。

（3）组织工作

上级关于组织工作的指示、决定、通知；本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料；组织机构设置、变动的报告及决定、批复；干部任免、调动、名册；吸收、发展新党员、预备党员转正等。

（4）宣传工作

上级关于宣传工作的文件；本校宣传工作计划、总结；宣传工作简报；反映本校重大活动的剪报集图片；党校工作、党员干部教育学习材料；学生思想政治工作计划、总结及典型调查材料等。

（5）统战工作

上级关于统战工作的文件；本校统战工作计划、决定、总结；本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料；台、澳和侨务工作材料；各民主党派成员和负责人名册及有关材料等。如：1990年1月，1308名师生（正式选民）参加了博山区人大代表的换届选举，张荣顺同志当选为博山区第十二届人民代表大会代表，邝益富同志为博山区第六届政协委员。

（6）工会工作

上级有关工会工作的文件；工会工作计划、总结、报告、总结通知；会员代表大会的文件；表彰先进、处分会员材料。工会委员会会议记录；妇代会材料等。

1992年12月22日，首届教代会第三次代表会举行，会议选举产生了分房委员会，审议并通过了《公费医疗制度改革试行办法》。

（7）团委工作

上级关于抟的工作文件；团委的工作计划、总结、规章制度、会议记录；历届团代会、学代会材料；团员花名册；团员处分、表彰和奖励材料；社团活动、勤工俭学、社会实践的材料等。

行政档案是指学校在人事、监督审计、武装保卫、总务等行政工作中形成的档案文件。行政档案是学校档案的重要组成部分。1994年以后（包括1994年）行政卷共计138卷。

（1）综合

上级有关高校行政管理的综合性文件；全校性的规章制度、年度总结、计划；校长办公会会议记录；校领导的重要讲话；本校历史改革、校史、年鉴材料；校庆工作材料；选举工作材料；开学、毕业典礼、运动会材料；启用印章、基层报表；校办发文汇编等。

1987年10月15日，建材40周纪念日，兄弟单位、领导、来宾、校友云集校园，国家建材局人开司副司长贺德人同志，科技司司长、老校友夏侯谅同志在座谈会上讲话。1987年11月30日，收到国家建材局11月18日（87）建材人字756号《关于成立山东建材工业学院分院的通知》；1998年4月29日，李善阶书记传达了教育部教计（1998）33号文《关于同意将淄博师范专科学校等校合并组建淄博学院的通知》。

（2）人事类

上级有关人事工作的文件；本校人事工作计划、总结；机构编制规划、会议记录；教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复；职工工资改革、劳资计划、工人培训、考核、福利待遇的材料；调入、调出职工工资关系、介绍信；教职工转正、定级、校内调动材料；教职工退休、离职、退职、离休材料等。如：1994年3月国家建材局以建材人事发（1994）16号文《关于批准享受1993年政府津贴人员名单的通知》批准我院基础部主任张荣顺副教授享受此待遇。

（3）监察、审计工作

上级有关监察、审计工作的文件；本校监察、审计工作计划、总结、调查报告、统计报告、会议记录等。

（4）武装保卫工作

上级有关武装、保卫工作的文件；本校保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表；复员、转业、退伍军人材料；征兵工作文件；军训工作报告、计划、总结等材料。

（5）总务工作

上级有关总务工作文件；本校总务处工作计划、总结、报告、调查材料、会议记录、规章制度；有关房屋管理、调配使用的材料；后勤评估、卫生、交通、计划生育、医疗改革、住房建设材料。

（6）图书、档案工作

上级有关图书、档案工作文件；图书、档案工作计划、报告、总结、统计报表、规章制度等；图书馆概况、馆藏；

2、 教学类

教学是高校的主要职能活动，学校在日常教学活动中形成档案材料也是馆藏档案的主要组成部分，主要涉及全日制和成人教育两部分。此类共计527卷。

（1）综合

上级有关教学工作的文件材料；教学改革、培养目标、学制等方面的指示、规定、方法；有关教学的规章制度、会议记录、调查报告；教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料；运动会材料等。

1993年11月，国家建材局建材人字（1993）121号《关于93—94年度局属普通高等院校本、专科设置批准、备案的通知，我院申报的采矿工程、选矿工程、机构电子工程三个本科专业、无机非金属材料工艺制品、公路与城市道路工程、工业分析技术三个专科专业军火备案；1995年11月27日我院首次教学工作会议开幕。

（2）学科与实验室建设

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料；实验室建设方面的内容及统计报表；实验室发展规划、建设方案、评估材料等。

（3）招生工作

上级有关招生工作的文件；招生计划、规定、工作总结；新生录取及名单。

（4）学籍管理

新生入学登记表；学生学籍成绩；学籍变更材料等。

（5）课堂教学与教学实践

各专业教学计、教学大纲；课堂建设及安排；校历表、课程表、配课意见表；学生参加社会实践材料。

（6）毕业生工作

上级有关毕业生分配的文件；毕业生工作计划、总结；毕业生分配方案及调配派遣名册；派遣证存根。

3、 科学研究类

科研档案是我校在科研管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。此类共计21卷。

主要包括学校的科研成果介绍、选编、简介及鉴定材料。

4、 仪器设备类

仪器设备设备档案是指作为学校的固定资产的仪器设备在其购置、验收、安装、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表以及随机材料等。仪器设备项目主要是指价值10万以上的大中型仪器设备，共计34卷。

主要包括大型设备的随机图纸、资料、说明书；维修购置费用的请示、报告；设备清查帐、登记表、明细表；物资计划申请表、订货合同、验收记录等。

5、 基建类

基建档案是指在基建管理和基本建设工程项目活动中直接形成的有保存价值的文字、图表等。我校的基建档案主要有综合管理类和基建图纸可。共计65（盒）。

主要包括基建计划、投资申请、报告、批复；建筑设计报告、批复；基建财务决算报表；建筑施工图纸、水电、暖施工图及有关资料等。

6、财会类

财会档案是指在财会管理中和会计活动中直接形成的有保存价值的文字、凭证、帐簿、报表等材料。这部分档案数量很大，共计3202卷（盒）。

主要包括综合文件、财会凭证、财会帐本、工资表。

7、音像类

建材分院声像档案主要是照片档案、基本按年度排列。共计38册（盒）。

8、实物类

实物档案从另一个角度反映了我院的历史发展与变迁。

（1）印章

学校各时期的校印章，各部、处、室的印章

（2）题词、书画

（3）赠品

往届毕业生、四十周年校庆、四十五周年校庆、兄弟单位的赠品、纪念品。

（4）证书和奖状

9、 产品类、外事类

建材分院档案中这两类形成的材料比较少，再次不再细述，共计4卷。